一、計量技術文件的分類

        技術文件是指各類機構運行過程中產生的各類產品設計的圖紙，各種技術標準、技術檔案和技術資料等，還包括商務合同、財務報表、客戶資源等；技術文件還包括未打印出圖的尚在計算機里的圖紙資料、技術文檔等。計量機構的技術文件是指相關的計量技術法規(如各類現行有效的計量法律、計量行政法規、計量規章、計量檢定規程、計量校準規范、國家計量檢定系統等，這些既包括國家制定的，也包括地方或行業制定的)、作業指導規范(各類機構內部制定的程序文件、質量手冊、作業指導書等)、計量標準文件(國際、國家、地方及行業的各類計量標準)等的統稱，是機構依法履行職能和開展各項管理工作的技術依據。

        計量技術文件有很強的專業性。各類文件數量隨著機構的發展和壯大不斷增多。基本計量技術機構現有的文件按照來源可以分為外部文件、內部文件。外部文件有計量檢定規程、計量技術規范、計量校準規范、檢測標準。該類文件大部分為信息化受控管理，通過出版社購買或者從標準化院的標準動態系統下載打印(加蓋機構水印)后受控使用。內部文件指各類管理類文件:質量手冊、程序文件、管理類作業指導書、質量記錄表式以及其他質量文件。該類文件根據體系文件要求，經流程審批后紙質版本加章領用、修改和作廢，大部分為紙質受控管理。

二、現有計量技術文件管理存在的問題

         計量技術文件的流轉過程是一個系統有序的過程，需要經過登記、保管、復制、收發、注銷、歸檔和保密等節點。

         2015年以來，浙江省計量科學研究院(以下簡稱“浙江省計量院”)開始使用新版的業務管理系統，該系統雖然已將檢測原始記錄、技術文件等納入規范化管理，但還是以傳統的作業模式為主，工作效率仍有待提高。如部分技術文件已經實現在業務系統及自動化辦公軟件上運行，但大量文件由于其專業性和保密性，還沒有實現信息化管理。由于新技術變更速度較快，文件版本更新不及時，容易引起工作失誤，部分過期、廢止的技術文件沒有及時銷毀和清除，越積越多占據了不必要的資源。

三、計量技術文件高效管理的解決辦法

        2018年開始，浙江省計量院開始赴各省、市兄弟計量院所開展以計量技術文件管理為主題的調研。結合院工作實際，在全面梳理現狀的基礎上，逐步改進原有管理方式并開發設計電子化管理系統，力求借助計量技術信息化手段實現全面、高效的計量技術文件管理，同時在制度、人員、意識、系統等方面進行優化和完善，實現技術文件的標準化。

       1.建立健全技術文件信息化的*管理制度

       技術文件信息化處理，必須要保障文件的*性和可控性。結合其計量工作的特點和存在的具體問題，梳理技術文件流轉過程中存在的風險點，完善技術文件收集、管理、歸檔、銷毀等各類規章制度，明確責任部門和責任人，制定差誤預案和懲處辦法，從制度上堵住泄密漏洞。制定的制度要有標準化和可操作性，確保技術文件信息庫的建立和信息網絡的暢通。

       2.加強技術文件管理人員的信息化意識和水平

       現代的管理觀念是技術文件管理的首要要求。管理人員如果保持封閉保守的管理意識，就會影響技術文件管理的現代化進程。同時，派員積極參加信息化培訓，學習先進的信息化技術，更新專業知識，熟悉電子文件的特征和規范化管理的要求，掌握信息化系統網絡*防護知識，確保計量技術文件的*性和規范性。

       3.充分利用現有信息化手段處理技術文件

       目前，結合原有的協同辦公系統，簡化管理流程，特別是計量技術文件的人員管理、流程監管等，如設置系統管理員、文件管理員、模塊管理員、監察審核員等不同的身份，確保不會由于人為因素導致數據泄密。對不同的用戶可以根據分類和職責，賦予他們不同的查看權限和操作權限，對人員進行嚴格的身份認證和等級訪問等。只有*的、授權的合法用戶，才能按照自己的職責范圍和管理權限使用、訪問、修改訪問日志，有效確保計量體系文件人員管理的*性和保密性。

        4.結合機構的業務系統及自動化辦公軟件，建立和完善技術文件信息管理系統

       立計量技術文件數據庫，通過信息化手段按照法定分類、時間節點、基本要素等進行動態管理。對接收到的外部技術文件進行數字化處理:技術文件的管理部門負責搜集外部文件，電子化后上傳只讀版本，加蓋電子受控章，保留受控紙質版本；實驗室只能檢索查看全部文件，不能自行修改、下載，如需借閱文本，可向該部門申請借閱；通過數字化手段實現便攜式查詢查看；文件版本更新、修改、撤銷均由該部門負責實施。將內部產生的技術文件進行電子化處理:專業/部門提交電子版(經審核、批準后)到技術文件的管理部門，之后參考外部文件管理。

        技術文件數字化實施路線:文件公開保存于機構內部辦公系統，通過內部辦公系統流程實現提交、審核、批準、簽章、查詢、查看，按文件類別→次級文件類別與研究所/管理部門→專業室的層級關系保存。

        四、信息化管理計量技術文件的優勢

        以信息化管理計量技術文件，就是在*信息*的前提下，將計量技術文件從紙質受控實體保管，向數字化受控信息存儲轉變。以信息化手段管理計量技術文件，可以大大促進文件管理的標準化和高效化。電子化文件相對紙質文件來說，不僅可節約大量紙張，有效降低管理成本，還可以推進“無紙化”辦公進程，提升管理的工作效率。同時，紙質版的文件占用的存儲空間非常大，數字化后，可以降低文件保存的空間需求。

        數字化文件可以實現多份備份管理，有效避免文件因多人流程、長期保存產生的缺頁、破損、遺失等失控現象。同時，可以快速有效對失效文件進行篩選，快速對信息進行檢索和查詢，*文件的有效性和工作的高質量。信息化文件進行文檔加密后，可以防止技術文件的不受控更改，*文件的原始性。信息化管理可以推進計量技術文件信息更新及時、節約存儲空間、調閱查詢便捷，實現管理方式電子化、信息使用便捷化，服務機構高質量管理。

        計量技術文件采用信息化手段管理，是信息社會發展的需求和要求，能實現計量技術文件標準化管理，極大提高工作效率。我們要在實際管理過程中，進一步提升人員素質、提高管理技能、完善管理機制、強化網絡*，實現技術文件的標準化管理，為計量事業發展添磚加瓦。